RUT-registrering 2026: Sådan registrerer polske vikarbureauer arbejdere

Når en polsk arbejder sætter foden på en dansk byggeplads for første gang, skal RUT-registrering allerede være på plads. Det er ikke en formalitet, der kan vente til efter første arbejdsdag. Det er et lovkrav, der gælder fra det øjeblik, arbejdet begynder, og ansvaret for at overholde det ligger hos det udenlandske vikarbureau, der udstationerer arbejderne. Denne guide forklarer præcist, hvad der skal ske, hvornår det skal ske, og hvad konsekvenserne er, hvis det ikke sker.

Hvad er RUT, og hvem er forpligtet?

RUT står for Registret for Udenlandske Tjenesteydere og administreres af Arbejdstilsynet. Registret blev indført med det formål at give danske myndigheder overblik over udenlandske virksomheder og selvstændige, der midlertidigt leverer tjenesteydelser i Danmark. Grundlaget er den danske lov om udstationering af lønmodtagere, der implementerer EU's udstationeringsdirektiv.

Forpligtelsen til at registrere gælder for enhver udenlandsk virksomhed, herunder polske vikarbureauer, der sender arbejdere til Danmark. Det gælder uanset om arbejdsopholdet varer tre dage eller tre måneder. Der er ingen minimumsgrænse for varighed, der fritager for registreringspligten.

Trin for trin: Sådan foregår registreringen

Trin 1 - Oprettelse i RUT-systemet

Det polske vikarbureau skal oprette sig som udenlandsk tjenesteyder på Arbejdstilsynets digitale platform, der tilgås via at.dk. Her registreres virksomhedens basisoplysninger: navn, adresse, CVR-lignende identifikationsnummer fra Polen, kontaktperson og branche. Denne oprettelse er et éngangsforhold, men oplysningerne skal holdes opdaterede.

Trin 2 - Registrering af den konkrete opgave

For hvert nyt udstationeringsforhold skal bureauet registrere den specifikke opgave. Det indebærer oplysninger om arbejdsstedet i Danmark, den forventede start- og slutdato, arbejdets art samt den danske hvervgiver, det vil sige den byggevirksomhed eller entreprenør, der modtager arbejdskraften. Registreringen skal ske inden arbejdet påbegyndes.

Trin 3 - Registrering af de enkelte arbejdere

Hvert enkelt polsk arbejder skal registreres individuelt i RUT. Det kræver navn, fødselsdato, nationalitet og stillingsbetegnelse. Hvis sammensætningen af holdet ændrer sig undervejs, for eksempel fordi en arbejder skiftes ud, skal registreringen opdateres straks. Det er bureauets ansvar, ikke den danske byggevirksomheds.

Trin 4 - Dokumentation klar til Arbejdstilsynet

Arbejdstilsynet kan til enhver tid komme på uanmeldt tilsyn og bede om dokumentation for, at registreringen er korrekt. Det polske bureau bør derfor sikre, at den danske kontaktperson på byggepladsen har adgang til en kopi af RUT-registreringsbekræftelsen. Hvad Arbejdstilsynets inspektører ellers tjekker under et tilsynsbesøg, kan du læse mere om i artiklen Arbejdstilsynet på dansk byggeplads: Hvad kontrollerer inspektøren i 2026?

Polske bureauers forpligtelser hjemme i Polen

Ud over den danske RUT-registrering har det polske vikarbureau forpligtelser over for polske myndigheder. Arbejderne skal fortsat være korrekt tilmeldt det polske sociale sikringssystem via ZUS, og bureauet skal kunne fremvise A1-erklæringer for hver enkelt arbejder. A1-erklæringen dokumenterer, at arbejderen betaler sociale bidrag i Polen og dermed er undtaget fra dansk social sikring under udstationeringsperioden. Disse erklæringer udstedes af ZUS og kan rekvireres via zus.pl.

Derudover skal bureauet overholde den polske arbejdslovgivning, herunder Kodeks Pracy, hvad angår arbejdskontrakter og løn. PIP, det polske arbejdstilsyn, har kompetence til at kontrollere, at udstationerede arbejdere ikke stilles ringere end lovgivningen kræver.

Et hypotetisk eksempel fra praksis

Forestil dig et polsk vikarbureau, der sender et hold håndværkere til et større renoveringsprojekt i Jylland. Bureauet har korrekt oprettet sig i RUT og registreret opgaven, men glemmer at opdatere registreringen, da to nye svejsere tilføjes holdet i projektets anden uge. Arbejdstilsynet kommer på tilsyn og konstaterer, at to arbejdere ikke fremgår af RUT. I et sådant tilfælde kan bureauet pålægges bøde, og den danske byggevirksomhed kan i visse tilfælde blive gjort solidarisk ansvarlig. Bøder for manglende RUT-registrering kan nå op i betydelige beløb, og gentagne overtrædelser skærper reaktionen fra myndighederne.

Dette eksempel understreger, at RUT-registrering ikke er en éngangshandling, men en løbende forpligtelse, der kræver aktiv opfølgning gennem hele projektperioden.

Hvem bærer ansvaret på byggepladsen?

Det er det udenlandske vikarbureau, der primært hæfter for korrekt RUT-registrering. Men den danske byggevirksomhed har en interesse i at sikre sig, at registreringen er i orden, inden arbejdet starter. Finder Arbejdstilsynet fejl, kan det nemlig kaste skygge over hele projektet og forsinke arbejdet. Mange danske entreprenører beder derfor om dokumentation for RUT-registrering som en del af onboarding-processen for udenlandsk arbejdskraft.

Kommunikation med de polske arbejdere om netop denne type administrative krav kan være udfordrende. Her kan artiklen Svære samtaler med polske arbejdere på dansk byggeplads 2026 give praktiske råd til, hvordan dialogen bedst føres.

Arbejdstidsregistrering hænger tæt sammen

RUT-registreringen er ikke den eneste dokumentationsforpligtelse, der følger med udenlandsk arbejdskraft. Arbejdstidsregistrering er et selvstændigt krav, og reglerne om opbevaring af disse data er stramme. Du kan læse mere om de konkrete krav i artiklen 5 års opbevaring af arbejdstidsregistrering i Danmark 2026.

Hvad skal du gøre nu?

Uanset om du er leder i et polsk vikarbureau eller dansk byggeansvarlig, er der konkrete skridt, du bør tage straks. Tjek om alle aktive udstationeringsforhold er korrekt registreret i RUT via Arbejdstilsynets hjemmeside. Sørg for, at A1-erklæringer fra ZUS foreligger for samtlige arbejdere, inden de møder op på pladsen. Etabler en intern rutine, der sikrer, at RUT opdateres, hver gang holdet ændrer sammensætning. Og giv den ansvarlige på byggepladsen en kopi af registreringsbekræftelsen, så den er tilgængelig ved et eventuelt tilsynsbesøg. En korrekt RUT-registrering beskytter alle parter og er fundamentet for et problemfrit samarbejde på tværs af landegrænser.