5 års opbevaring af arbejdstidsregistrering i Danmark 2026

For polske vikarbureauer og entreprisevirksomheder, der sender arbejdere til Danmark, er korrekt arbejdstidsregistrering i Danmark ikke blot god praksis, det er en lovpligtig forpligtelse med direkte konsekvenser for både den udsendende virksomhed og den danske hvervgiver. EU-Domstolens afgørelse i CCOO-sagen fastslog, at alle arbejdsgivere er forpligtet til at indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af den daglige arbejdstid. Spørgsmålet, som mange virksomheder stadig kæmper med, er præcis hvad der skal gemmes, i hvilken form og i hvor lang tid.

Hvad siger loven om opbevaringsperioden?

I Danmark er udgangspunktet, at arbejdsrelaterede dokumenter som udgangspunkt skal opbevares i fem år. Dette hænger sammen med den generelle forældelsesfrist i dansk ret og med SKATs krav til regnskabsmateriale, som følger bogføringsloven. For arbejdstidsregistrering gælder det, at dokumentationen skal kunne fremvises ved et tilsyn fra Arbejdstilsynet, og at den skal dække den fulde periode, hvor en medarbejder har været ansat eller udstationeret.

For polske virksomheder, der opererer under reglerne om udstationering, gælder desuden de polske forpligtelser efter Kodeks Pracy, som foreskriver, at evidencja czasu pracy skal opbevares som en del af personaledokumentationen. Siden 2019 er opbevaringsperioden for ansættelsesdokumenter i Polen som udgangspunkt ti år for nyansatte, men for dokumentation, der vedrører arbejde udført i udlandet, kan der opstå en dobbelt forpligtelse, da man både skal overholde det danske og det polske regelsæt.

Hvad skal konkret arkiveres?

Det er ikke nok blot at notere, at en medarbejder mødte kl. 7 og gik kl. 15. En forsvarlig registrering skal som minimum indeholde den daglige start- og sluttid, eventuelle pauser, overarbejde og hviledage. Hvis arbejdet foregår på skiftende byggepladser, skal det desuden fremgå, hvilken lokation medarbejderen arbejdede på den pågældende dag. Dette er særligt relevant i byggebranchen, hvor arbejdere ofte flyttes rundt mellem projekter.

For vikarbureauer, der arbejder med danske byggevirksomheder, er det vigtigt at forstå, at ansvaret for registreringen kan ligge hos den juridiske arbejdsgiver, altså vikarbureauet, selvom den faktiske arbejdstid tilrettelægges af hvervgiveren. Det er netop den type ansvarsfordeling, der bør afklares skriftligt i kontrakten. Læs mere om, hvilke kontraktklausuler der kan skabe problemer, i artiklen Kontrakt med dansk byggefirma: 7 klausuler polske vikarbureauer aldrig må underskrive 2026.

Digital eller papirbaseret registrering?

Arbejdstilsynet stiller ikke krav om et bestemt format, men dokumentationen skal være tilgængelig og verificerbar. I praksis betyder det, at et digitalt system, der logger ind- og udtjekning automatisk, er langt at foretrække frem for håndskrevne lister. Håndskrevne registreringer er ikke ugyldige, men de er sårbare over for manipulation og vanskeligere at fremsende hurtigt ved et uanmeldt tilsyn. Et digitalt system bør desuden gemme ændringshistorik, så det er synligt, hvis en post er blevet redigeret efterfølgende.

Opbevaring i skyen er tilladt, men virksomheden skal kunne dokumentere, at data ikke er gået tabt, og at de kan udskrives eller fremsendes elektronisk inden for rimelig tid. Det er en god idé at have en lokal backup, navnlig for data, der er mere end to år gamle.

Hvem kontrollerer, og hvad sker der ved mangler?

Det er primært Arbejdstilsynet og SKAT, der fører kontrol med henholdsvis arbejdsmiljøforhold og løn- og ansættelsesvilkår for udstationerede arbejdere. Arbejdstilsynet kan foretage uanmeldte besøg på byggepladser og anmode om at se arbejdstidsregistrering på stedet. Kan virksomheden ikke fremvise dokumentationen, kan det resultere i påbud og i yderste konsekvens bøder, der kan nå op i betydelige beløb.

For polske virksomheder, der er registreret i RUT-registret (Registret for Udenlandske Tjenesteydere), er der en yderligere forpligtelse til at melde korrekte oplysninger om de udstationerede medarbejdere. Mangelfuld registrering af arbejdstid kan også have konsekvenser for A1-certifikater og den sociale sikringsstatus. Hvis Arbejdstilsynet eller SKAT finder uoverensstemmelser mellem den indberettede arbejdstid og den faktiske tilstedeværelse, kan det sætte spørgsmålstegn ved, om medarbejderne reelt er udstationerede, eller om de er at betragte som lokalt ansatte. Det emne er uddybet i artiklen A1-certifikat og arbejdsrotationer: Hvad sker der i 2026?.

Et hypotetisk eksempel

Forestil dig et polsk vikarbureau, der sender et hold på ti tømrere til et boligprojekt i Jylland. Arbejdstiden registreres udelukkende på papir af den danske projektleder, men kopierne sendes aldrig til vikarbureauet. Et år senere modtager vikarbureauet en anmodning fra Arbejdstilsynet om at dokumentere arbejdstiden for en bestemt periode. Papirlisterne er væk, projektlederen kan ikke finde dem, og vikarbureauet kan ikke fremvise noget. Resultatet er et påbud og en potentielt langvarig sag. Situationen er hypotetisk, men den illustrerer præcis, hvorfor ansvaret for arkivering aldrig bør overlades til hvervgiveren alene.

Praktiske råd til korrekt arkivering

Det første skridt er at indføre et digitalt registreringssystem, som medarbejderne bruger dagligt, helst via mobiltelefon med GPS-verifikation. Systemet bør automatisk generere ugentlige rapporter, som sendes til og gemmes hos vikarbureauet i Polen. Data bør opbevares i mindst fem år, og for medarbejdere ansat før 2019 bør den polske ti-årsregel overvejes som standard for at undgå tvivl.

Derudover bør kontrakten med den danske hvervgiver tydeligt fastslå, hvem der er ansvarlig for at indsamle og videresende registreringerne. Løn og arbejdstid hænger tæt sammen, og fejl i registreringen kan betyde, at korrekte lønforhøjelser aldrig når frem til arbejderne. Det er et problem, der desværre forekommer hyppigt, som beskrevet i artiklen Lønforhøjelser når ikke arbejderne: Polske vikarbureauer 2026.

Endelig bør virksomheden én gang om året gennemgå sine arkiveringsrutiner og sikre, at gamle data stadig er tilgængelige og ikke er gået tabt ved systemskift eller medarbejderudskiftning. En simpel intern checkliste, der gennemgås hvert kvartal, kan spare virksomheden for store problemer ved et fremtidigt tilsyn.