Arbejdstidsregistrering: Polen vs. Danmark LOV 89 - 2026

Arbejdstidsregistrering er et område, hvor polsk og dansk lovgivning adskiller sig markant fra hinanden. Virksomheder og vikarbureauer, der sender polske arbejdere til Danmark, støder regelmæssigt på udfordringer, fordi kravene i den polske Kodeks Pracy og den danske LOV 89 om arbejdstid ikke er identiske. At kende forskellene er afgørende for at undgå bøder fra Arbejdstilsynet i Danmark og PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) i Polen.

Grundlaget: To forskellige lovgivningstraditioner

I Polen reguleres arbejdstidsregistrering primært af Kodeks Pracy, den polske arbejdsmiljølov, som pålægger arbejdsgiveren at føre detaljerede optegnelser over hver enkelt medarbejders arbejdstid. Registreringen skal dokumentere ikke blot det samlede antal timer, men også hvornår arbejdet er udført, herunder overarbejde, nattevagter og arbejde på helligdage. PIP fører tilsyn med overholdelsen og kan pålægge arbejdsgivere sanktioner ved manglende eller mangelfulde optegnelser.

I Danmark er rammen en anden. Lov nr. 89 om gennemførelse af EU's arbejdstidsdirektiv, som den ofte omtales i daglig tale, fastsætter, at arbejdsgiveren skal registrere den daglige arbejdstid for hver ansat. Loven bygger på EU's arbejdstidsdirektiv og på EU-Domstolens afgørelse i den såkaldte CCOO-sag, som præciserede, at alle EU-lande skal sikre et objektivt og pålideligt system til registrering af arbejdstid. Arbejdstilsynet er den myndighed, der kontrollerer overholdelsen i Danmark.

Konkrete forskelle i praksis

Hvad skal registreres?

Under Kodeks Pracy skal arbejdsgiveren i Polen registrere arbejdstiden opdelt på daglige og ugentlige timer, overarbejde, nattevagter, fridage og ferie. Systemet er detaljeret og kræver, at registreringen kan fremvises på forlangende af PIP under en inspektion. Dokumentationen skal opbevares i en fastsat periode, og mangler kan udløse bøder.

Under LOV 89 i Danmark er kravet ligeledes, at den daglige arbejdstid registreres for alle ansatte, herunder vikarer udsendt gennem et bureau. Det er arbejdsgiverens ansvar at sikre, at systemet er tilgængeligt og kan dokumentere, at den maksimale gennemsnitlige ugentlige arbejdstid på 48 timer overholdes. For vikarbureauer, der opererer i Danmark, betyder det, at registreringen skal ske efter danske regler, uanset om bureauet er hjemmehørende i Polen. Du kan læse mere om, hvornår et polsk vikarbureau bliver skattepligtigt i Danmark, i artiklen Hvornår bliver et polsk vikarbureau skattepligtig i Danmark 2026.

Format og opbevaringspligt

Polen stiller krav om et skriftligt eller digitalt system, der kan dokumentere den individuelle arbejdstid. Systemet skal som udgangspunkt opdateres løbende og ikke blot rekonstrueres efterfølgende. Opbevaringsperioden er fastsat i Kodeks Pracy og afhænger af typen af dokumentation.

I Danmark er der ikke lovgivet om ét bestemt format. Arbejdsgiveren kan vælge et digitalt system, en app eller en papirbaseret løsning, så længe systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Arbejdstilsynet kan til enhver tid anmode om indsigt i registreringerne, og manglende dokumentation kan føre til påbud og i gentagelsestilfælde til bøder, der kan nå op i betydelige beløb.

Overarbejde og særlige perioder

Et område, hvor forskellene er særligt tydelige, er reglerne for overarbejde og arbejde på særlige tidspunkter. I Polen er overarbejde reguleret nøje i Kodeks Pracy med grænser for det samlede antal overarbejdstimer pr. år. Registreringen af overarbejde er en del af den løbende dokumentation og danner grundlag for afregning og eventuel kompensation.

I Danmark gælder tilsvarende regler under LOV 89, men den konkrete håndtering af overarbejde, nattillæg og helligdagsbetaling afhænger i høj grad af den gældende overenskomst på arbejdspladsen. For bygge- og anlægssektoren er dette særligt relevant. Overarbejde om natten og på helligdage på dansk byggeplads 2026 giver en detaljeret gennemgang af, hvad der gælder i praksis på danske byggepladser.

Hvem er berørt, og hvad er konsekvenserne?

Reglerne berører alle virksomheder og vikarbureauer, der beskæftiger lønmodtagere i de to lande. For et bureau, der for eksempel udsender et hold byggearbejdere til en dansk byggeplads, gælder det, at arbejdstiden under opholdet i Danmark skal registreres efter LOV 89, mens eventuelle polske forpligtelser fortsat løber parallelt. Det er ikke tilstrækkeligt at overføre det polske registreringssystem direkte, da de to systemer ikke er identiske i kravene.

Manglende overholdelse kan have alvorlige konsekvenser. I Danmark kan Arbejdstilsynet udstede påbud og i grove tilfælde politianmelde forholdet. I Polen kan PIP pålægge bøder og i alvorlige tilfælde indstille virksomhedens aktiviteter. For lønmodtagere er korrekt registrering desuden afgørende for at dokumentere ret til løn, overarbejdsbetaling og eventuelle sociale ydelser. Korrekt lønudbetaling hænger tæt sammen med registreringen, og du kan læse om de gældende lønniveauer i Minimale timelønninger for byggearbejdere i Danmark 2026.

Praktisk råd til arbejdsgivere og bureauer

Den vigtigste praktiske konklusion er, at arbejdsgivere og vikarbureauer ikke kan nøjes med ét system, der opfylder kravene i kun ét af de to lande. Det anbefales at anvende et digitalt registreringssystem, der kan tilpasses til begge regelsæt, og at sikre, at de ansvarlige ledere kender de konkrete krav i det land, hvor arbejdet udføres. Regelmæssig intern kontrol af registreringerne, inden en eventuel inspektion fra Arbejdstilsynet eller PIP finder sted, reducerer risikoen for påbud markant. Endelig bør kontrakter og instrukser til udsendte medarbejdere tydeligt angive, hvilket lands regler der gælder, og hvordan registreringen skal foregå i praksis.