Urlop pracownika delegowanego do Danii: kto płaci 2026

Urlop wypoczynkowy pracownika delegowanego do Danii to jeden z tych tematów, który na pozór wydaje się prosty, a w praktyce generuje spory między pracodawcami, agencjami pracy i samymi pracownikami. Pytanie "kto płaci?" nie ma jednej, oczywistej odpowiedzi, bo zależy od formy zatrudnienia, obowiązującego układu zbiorowego oraz tego, czy pracownik podlega polskiemu Kodeksowi Pracy, duńskiej ustawie Ferieloven, czy obu jednocześnie. W 2026 roku, po kolejnych nowelizacjach przepisów unijnych o delegowaniu, warto dokładnie wiedzieć, jakie prawa przysługują pracownikowi i jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy.

Podstawa prawna: dwa systemy, jeden pracownik

Polskie przepisy o urlopie wypoczynkowym wynikają z Kodeksu Pracy. Pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługuje co najmniej 20 dni urlopu rocznie przy stażu pracy krótszym niż 10 lat i co najmniej 26 dni po przekroczeniu tego progu. Prawo do urlopu jest niezbywalne, a pracodawca nie może go zastąpić ekwiwalentem pieniężnym w czasie trwania stosunku pracy, z wyjątkiem jego rozwiązania.

Gdy ten sam pracownik zostaje delegowany do Danii, wchodzi w grę dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 96/71/WE o delegowaniu pracowników, znowelizowana dyrektywą 2018/957/UE. Zgodnie z jej przepisami, pracownik delegowany ma prawo do warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju przyjmującym, jeżeli są one korzystniejsze niż warunki wynikające z prawa kraju wysyłającego. Dotyczy to m.in. minimalnego wymiaru płatnego urlopu wypoczynkowego.

W Danii kwestię urlopu reguluje Ferieloven, czyli duńska ustawa o urlopach. Przewiduje ona prawo do 25 dni urlopu w roku urlopowym, który biegnie od 1 września do 31 sierpnia następnego roku. Pracownik nabywa prawo do urlopu za każdy przepracowany miesiąc. Co ważne, duński system zakłada wypłatę wynagrodzenia urlopowego w formie tzw. feriegodtgørelse, czyli odpisu procentowego od wynagrodzenia brutto, gromadzonego i wypłacanego za pośrednictwem systemu FerieKonto lub bezpośrednio przez pracodawcę.

Kto faktycznie płaci za urlop: pracodawca polski czy duński?

Odpowiedź zależy od struktury delegowania. Gdy polska firma wysyła własnego pracownika do realizacji kontraktu w Danii, to ona pozostaje pracodawcą i ona ponosi koszty urlopu. Pracownik formalnie przebywa na urlopie udzielonym przez polskiego pracodawcę zgodnie z Kodeksem Pracy. Jeżeli jednak warunki duńskie są korzystniejsze, a pracownik podlega duńskiemu układowi zbiorowemu, np. układowi 3F w sektorze budowlanym, pracodawca ma obowiązek stosować wyższy standard.

Przy agencyjnym modelu zatrudnienia sytuacja bywa bardziej złożona. Polska agencja pracy tymczasowej może formalnie zatrudniać pracownika, ale kierować go do duńskiego pracodawcy użytkownika. W takim przypadku agencja odpowiada za rozliczenie urlopu, jednak duński pracodawca użytkownik może być zobowiązany do zapewnienia warunków wynikających z obowiązującego układu zbiorowego. Więcej o obowiązkach agencji w tym zakresie można przeczytać w artykule Układ zbiorowy 3F w budownictwie: obowiązki agencji 2026.

Dla pracownika kluczowe jest to, że bez względu na to, kto formalnie wypłaca wynagrodzenie urlopowe, nie może on zostać pozbawiony prawa do urlopu w wymiarze korzystniejszym z obu systemów. Jeśli duński Ferieloven zapewnia lepsze warunki niż Kodeks Pracy, pracownik ma prawo żądać ich stosowania.

Jak liczyć dni urlopu przy delegowaniu?

Obliczanie wymiaru urlopu przy delegowaniu wymaga uwzględnienia kilku zmiennych. Po pierwsze, stażu pracy pracownika w Polsce, który decyduje o tym, czy przysługuje mu 20 czy 26 dni. Po drugie, długości delegowania i tego, czy pracownik nabywa w tym czasie prawo do urlopu w systemie duńskim. Po trzecie, ewentualnego stosowania układu zbiorowego, który może przewidywać dodatkowe dni wolne.

Przykładowo, wyobraźmy sobie hipotetyczną sytuację: pracownik z pięcioletnim stażem pracy zostaje delegowany do Danii na osiem miesięcy w roku kalendarzowym. W Polsce przysługuje mu 20 dni urlopu. Gdyby pracował w Danii przez pełny rok urlopowy, nabyłby prawo do 25 dni urlopu na podstawie Ferieloven. Ponieważ warunki duńskie są korzystniejsze, pracodawca powinien zapewnić co najmniej ten wyższy standard proporcjonalnie do okresu delegowania.

W praktyce wielu pracodawców udziela urlopu wyłącznie według polskich przepisów, zakładając, że pracownik wróci do Polski i skorzysta z urlopu tam. Taki model jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy nie narusza minimalnych standardów wynikających z dyrektywy o delegowaniu i obowiązujących układów zbiorowych. Pracownicy, którzy mają wątpliwości co do poprawności rozliczenia, mogą zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub skonsultować swoją sytuację z duńskim Arbejdstilsynet.

Perspektywa europejska: Polska, Dania i Niemcy

Warto spojrzeć na temat szerzej, porównując podejście trzech krajów do urlopu pracowników delegowanych. W Polsce Kodeks Pracy gwarantuje minimum 20 lub 26 dni, a urlop jest finansowany bezpośrednio przez pracodawcę w ramach wynagrodzenia. W Danii system feriegodtgørelse zakłada odkładanie procentu wynagrodzenia brutto i wypłatę w czasie urlopu, co w praktyce oznacza, że pracownik sam "finansuje" swój urlop z wcześniej odłożonych środków, choć ciężar organizacyjny spoczywa na pracodawcy. W Niemczech obowiązuje Bundesurlaubsgesetz, który gwarantuje minimum 24 dni robocze urlopu, a pracodawca wypłaca wynagrodzenie urlopowe bezpośrednio.

Różnice te mają znaczenie praktyczne przy delegowaniu. Pracownik, który przez kilka lat pracował w różnych krajach UE, może mieć trudności z odtworzeniem, ile urlopu mu przysługuje i gdzie powinien się o niego ubiegać. Dyrektywa 2018/957/UE miała te kwestie uporządkować, jednak jej implementacja w poszczególnych krajach wciąż bywa nierówna. Warto też pamiętać, że kwestia rezydencji podatkowej może wpływać na sposób opodatkowania wynagrodzenia urlopowego, co szczegółowo opisuje artykuł Polak jako graniczny pracownik w Danii: rezydencja podatkowa 2026.

Konsekwencje dla pracodawców i agencji pracy

Pracodawcy delegujący pracowników do Danii muszą pamiętać, że Arbejdstilsynet ma prawo kontrolować warunki zatrudnienia pracowników delegowanych, w tym prawidłowość rozliczania urlopów. Naruszenia mogą skutkować nałożeniem kar finansowych, które w przypadku poważnych uchybień mogą sięgać znacznych kwot. Duńskie organy coraz częściej współpracują z polską PIP w ramach wymiany informacji na poziomie unijnym.

Firmy, które korzystają z modelu agencyjnego, powinny szczególnie zadbać o jasne zapisy w umowach regulujących, która ze stron odpowiada za rozliczenie urlopu. Brak precyzyjnych ustaleń prowadzi do sporów, a w razie kontroli odpowiedzialność może spaść na obie strony. Kwestię wyboru właściwej formy umowy przy delegowaniu warto przemyśleć wcześniej, co szczegółowo omawia artykuł Umowa o dzieło czy zlecenie przy delegowaniu do Danii 2026.

Co powinien zrobić pracownik?

Pracownik delegowany do Danii powinien przed wyjazdem upewnić się, że umowa o pracę lub kontrakt delegowania zawiera precyzyjne zapisy dotyczące urlopu: jego wymiaru, sposobu naliczania wynagrodzenia urlopowego oraz terminu i formy wypłaty. Warto zachować kopię wszystkich dokumentów i regularnie sprawdzać, czy pracodawca odprowadza należne składki, w tym te związane z systemem urlopowym.

W razie wątpliwości pomocne są zasoby dostępne na stronach Państwowej Inspekcji Pracy oraz duńskiego Arbejdstilsynet. Informacje o duńskim systemie urlopowym można znaleźć bezpośrednio w treści dyrektywy 2018/957/UE dostępnej w EUR-Lex. Znajomość własnych praw to najlepsza ochrona przed nieprawidłowościami, które w branży budowlanej i produkcyjnej zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać.