Składki ZUS a praca w Danii: delegowanie 2026

Pytanie o składki ZUS a praca w Danii pojawia się niemal przy każdej umowie delegowania. Polska agencja pracy wysyła pracownika na duński plac budowy, duński pracodawca płaci mu wynagrodzenie według stawek zbiorowego układu pracy, a tymczasem w Warszawie lub Krakowie trwa cicha debata: kto tak naprawdę odprowadza składki na ubezpieczenie społeczne i do którego systemu? Odpowiedź nie jest oczywista, bo zależy od formy zatrudnienia, długości delegowania i tego, czy agencja spełnia warunki określone w unijnym rozporządzeniu koordynacyjnym. W 2026 roku ta kwestia nabiera szczególnego znaczenia, ponieważ zarówno ZUS, jak i duński organ podatkowy Skattestyrelsen intensywniej wymieniają informacje o pracownikach transgranicznych.

Podstawa prawna: rozporządzenie 883/2004 i formularz A1

Fundamentem całego systemu jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie wykonawcze nr 987/2009. Zasada jest prosta: pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu tylko jednego państwa członkowskiego. W przypadku delegowania oznacza to, że jeśli polska agencja pracy spełni określone warunki, pracownik przez cały czas pobytu w Danii pozostaje ubezpieczony w Polsce i agencja nadal odprowadza składki do ZUS. Dowodem tego statusu jest zaświadczenie A1, wydawane przez ZUS na wniosek pracodawcy.

Maksymalny okres delegowania, przy którym można zachować polskie ubezpieczenie, wynosi co do zasady 24 miesiące. Po upływie tego czasu pracownik powinien zostać objęty duńskim systemem ubezpieczeń społecznych, chyba że właściwe instytucje obu państw zawrą porozumienie wyjątkowe. Więcej szczegółów na temat zasad wydawania zaświadczenia A1 znajdziesz na oficjalnej stronie ZUS.

Kiedy agencja pracy zachowuje obowiązek odprowadzania składek do ZUS?

Nie każda firma wysyłająca pracowników do Danii może skorzystać z przepisów o delegowaniu. Rozporządzenie 883/2004 wymaga spełnienia kilku warunków jednocześnie. Agencja musi prowadzić znaczącą działalność w Polsce, co w praktyce oznacza, że nie może być tzw. skrzynką pocztową założoną wyłącznie po to, by formalnie delegować pracowników za granicę. Pracownik musi być zatrudniony przez agencję bezpośrednio przed wyjazdem, a po zakończeniu delegowania powinien wrócić do Polski lub podjąć tam nowe zatrudnienie. Wreszcie, nie może zastępować innego pracownika, którego okres delegowania właśnie dobiegł końca.

Jeśli wszystkie te warunki są spełnione i ZUS wyda zaświadczenie A1, polska agencja pracy odprowadza składki ZUS za delegowanego tak jak za każdego innego pracownika zatrudnionego w Polsce: na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne. Duński pracodawca użytkownik nie odprowadza wówczas duńskich składek ATP ani innych duńskich danin ubezpieczeniowych od tego pracownika.

Warto pamiętać, że kwestie dokumentacji i komunikacji między agencją a pracownikiem mają tu kluczowe znaczenie. Jak wskazuje analiza ryzyk opisana w artykule Messenger i Excel zamiast systemu: 5 ryzyk prawnych 2026, brak właściwego systemu ewidencji może prowadzić do poważnych problemów podczas kontroli ZUS lub duńskich organów.

Co się dzieje, gdy warunki delegowania nie są spełnione?

Jeśli agencja nie uzyska zaświadczenia A1 lub jeśli pracownik przebywa w Danii dłużej niż 24 miesiące bez wyjątkowego porozumienia, obowiązek ubezpieczeniowy przenosi się do Danii. Oznacza to konieczność rejestracji w duńskim systemie i opłacania duńskich składek, w tym obowiązkowej składki ATP (Arbejdsmarkedets Tillægspension). Pracodawca użytkownik w Danii lub sama agencja, jeśli działa jako formalny pracodawca na terytorium Danii, staje się wówczas odpowiedzialna za prawidłowe rozliczenia.

Sytuacja komplikuje się, gdy agencja nadal odprowadza składki do ZUS, choć nie powinna, bo na przykład zaświadczenie A1 wygasło, a pracownik kontynuuje pracę. Dochodzi wtedy do podwójnego ubezpieczenia lub, co gorsza, do luki ubezpieczeniowej. Inspekcja pracy PIP w Polsce oraz duński Arbejdstilsynet mają uprawnienia do weryfikacji takich sytuacji podczas kontroli, a nieprawidłowości mogą skutkować obowiązkiem zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami.

Przykład hipotetyczny: agencja z Poznania i budowa w Kopenhadze

Wyobraźmy sobie hipotetyczną agencję pracy z Poznania, która zatrudnia pracowników budowlanych i wysyła ich do Danii na kontrakty trwające zazwyczaj od sześciu do osiemnastu miesięcy. Agencja terminowo składa wnioski o zaświadczenie A1 w ZUS, prowadzi ewidencję czasu pracy zgodną z polskim Kodeksem pracy i duńskimi normami wynikającymi z układów zbiorowych. Dla każdego pracownika odprowadza składki ZUS w Polsce, a duński partner użytkownik nie musi martwić się o duński system ubezpieczeń społecznych. Taki model działa prawidłowo tak długo, jak agencja nie przekracza limitu 24 miesięcy i nie wysyła pracownika do Danii bezpośrednio po zakończeniu delegowania innej osoby na to samo stanowisko.

Gdyby jednak ta sama agencja zapomniała odnowić zaświadczenie A1 po upływie pierwszego okresu lub gdyby pracownik faktycznie przebywał w Danii przez trzy lata bez przerwy, duński organ podatkowy Skattestyrelsen mógłby zakwestionować status ubezpieczeniowy i zażądać opłacenia duńskich składek wstecznie. Zagadnienie czasu pracy i odpoczynku dobowego, które wpływa na długość faktycznego pobytu w Danii, opisuje szczegółowo artykuł Odpoczynek dobowy na duńskiej budowie: normy BHP 2026.

Kontekst europejski: Polska, Niemcy, Francja

Polska nie jest jedynym krajem, z którego agencje pracy delegują pracowników do Danii i innych państw o wyższych kosztach pracy. Niemcy i Francja mają własne regulacje dotyczące delegowania, oparte na tym samym rozporządzeniu 883/2004, lecz z różnymi praktykami kontrolnymi. W Niemczech odpowiednik ZUS, Deutsche Rentenversicherung, wydaje zaświadczenie A1 w procedurze zbliżonej do polskiej, jednak tamtejsze organy kontrolne są znane z rygorystycznego sprawdzania kryterium "znaczącej działalności" delegującego pracodawcy. We Francji po wdrożeniu dyrektywy 2018/957 (nowelizacja dyrektywy o delegowaniu) wzmocniono wymogi dotyczące wynagrodzenia minimalnego, co pośrednio wpłynęło na sposób obliczania podstawy składkowej. Polska agencja działająca w Danii powinna śledzić te zmiany, bo Komisja Europejska zapowiedziała dalsze prace nad cyfrową wymianą danych ubezpieczeniowych między państwami członkowskimi, co może przyspieszyć wykrywanie nieprawidłowości. Szczegółowe przepisy unijne dostępne są w bazie EUR-Lex.

Implikacje dla pracowników delegowanych

Z perspektywy pracownika kluczowe jest, czy agencja faktycznie przekazuje składki do ZUS. Pracownik ma prawo żądać od pracodawcy kopii zaświadczenia A1 i regularnych potwierdzeń odprowadzania składek. Jeśli agencja nie wywiąże się z tego obowiązku, pracownik może stracić ciągłość ubezpieczenia chorobowego lub emerytalnego, co ujawni się dopiero po latach. Inspekcja pracy PIP prowadzi postępowania w sprawach o nieodprowadzanie składek i może nakładać na agencje sankcje. Pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości za pośrednictwem portalu Państwowej Inspekcji Pracy.

Warto też pamiętać, że agencja ubiegająca się o licencję do działania na duńskim rynku pracy musi spełnić szereg wymogów formalnych, w tym wykazać prawidłowość rozliczeń ubezpieczeniowych. Szczegółowy opis tych wymogów znajdziesz w artykule Licencja duńska dla polskiej agencji pracy: checklist 2026.

Praktyczne wskazówki dla agencji i pracodawców

Agencja pracy, która chce mieć pewność, że prawidłowo odprowadza składki ZUS za delegowanego pracownika, powinna przede wszystkim złożyć wniosek o zaświadczenie A1 przed wyjazdem pracownika, a nie po fakcie. ZUS weryfikuje, czy agencja prowadzi rzeczywistą działalność w Polsce, dlatego warto zadbać o dokumentację: umowy z polskimi kontrahentami, listę pracowników zatrudnionych w kraju, historię rozliczeń. Każdy kontrakt delegowania powinien mieć jasno określoną datę końcową, a agencja powinna monitorować sumaryczny czas pobytu pracownika za granicą, by nie przekroczyć limitu 24 miesięcy bez odpowiednich uzgodnień. Jeśli kontrakt się przedłuża, należy z wyprzedzeniem skontaktować się z ZUS i duńską instytucją łącznikową, by ustalić dalszy status ubezpieczeniowy pracownika. Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób umożliwiający szybki dostęp podczas kontroli, zarówno ze strony PIP, jak i Arbejdstilsynet.