Polska agencja pracy jako płatnik podatku w Danii 2026

Pytanie o to, kiedy polska agencja pracy staje się płatnikiem podatku w Danii, zadają sobie coraz częściej zarówno właściciele agencji z Polski, jak i duńscy kierownicy budów korzystający z pracowników delegowanych. Odpowiedź nie jest prosta, bo zależy od wielu czynników: czasu trwania delegowania, struktury umowy między agencją a duńskim pracodawcą oraz od tego, czy duński urząd skarbowy SKAT uzna agencję za faktycznego pracodawcę na terytorium Danii. W 2026 roku temat ten nabrał dodatkowego znaczenia w związku z zaostrzeniem kontroli przez duńskie organy podatkowe i pracownicze.

Podstawa prawna: kiedy powstaje obowiązek podatkowy

Duński system podatkowy opiera się na zasadzie, że każdy pracodawca wypłacający wynagrodzenie pracownikom wykonującym pracę na terytorium Danii ma obowiązek zarejestrowania się jako płatnik podatku u źródła (kildeskat). Wynika to z duńskiej ustawy o podatku u źródła, zwanej potocznie kildeskatteloven. Zasada ta dotyczy również zagranicznych agencji pracy, które delegują swoich pracowników do duńskich firm.

Kluczowym progiem jest już pierwszy dzień pracy pracownika na terytorium Danii. Inaczej niż w przypadku wielu innych krajów europejskich, Dania nie przewiduje okresu karencji, po którym dopiero powstaje obowiązek rejestracji. Jeśli polska agencja pracy wysyła pracownika do duńskiego klienta i nadal formalnie wypłaca mu wynagrodzenie, jest zobowiązana zarejestrować się w SKAT jako zagraniczny pracodawca i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od pierwszego dnia zatrudnienia na duńskiej ziemi.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której duński klient przejmuje rolę faktycznego pracodawcy w rozumieniu prawa podatkowego. SKAT ocenia tę kwestię na podstawie tzw. testu ekonomicznego pracodawcy: kto ponosi ryzyko gospodarcze związane z pracą, kto kontroluje sposób wykonania zadań, kto decyduje o liczbie pracowników. Jeśli duński klient spełnia te kryteria, to on staje się płatnikiem podatku, a polska agencja wystawia jedynie fakturę za usługę. W praktyce jednak agencje delegujące pracowników do sektora budowlanego bardzo często zachowują cechy pracodawcy, co oznacza pełny obowiązek rejestracji.

Rejestracja w SKAT: procedura i progi

Zagraniczna agencja pracy, która spełnia kryteria pracodawcy, musi zarejestrować się w duńskim rejestrze przedsiębiorców (CVR) oraz uzyskać numer SE w SKAT. Rejestracja odbywa się przez portal skat.dk i jest bezpłatna, choć wymaga dostarczenia dokumentów potwierdzających tożsamość firmy oraz jej strukturę własnościową.

Po rejestracji agencja ma obowiązek co miesiąc składać deklaracje podatkowe i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy za każdego pracownika. Stawka podatku dla pracowników korzystających z uproszczonego systemu rozliczeń (forskudsregistrering) wynosi standardowo 8 procent składki na rynek pracy (AM-bidrag) plus podatek dochodowy, którego wysokość zależy od indywidualnego skattekortu pracownika. Pracownicy bez ważnego skattekortu są opodatkowani według stawki zastępczej, która jest wyraźnie wyższa.

Warto przy tym pamiętać, że agencja musi również przestrzegać przepisów związanych z minimalnymi stawkami godzinowymi na budowie w Danii, ponieważ zbyt niskie wynagrodzenie wypłacane pracownikom wpływa bezpośrednio na podstawę opodatkowania i może wzbudzić podejrzenia SKAT co do prawidłowości rozliczeń.

LOV 89 a obowiązki ewidencyjne agencji

Równolegle do obowiązków podatkowych polska agencja pracy delegująca pracowników do Danii musi spełniać wymogi wynikające z LOV 89, czyli duńskiej ustawy regulującej rejestrację zagranicznych usługodawców. Na jej podstawie każda firma zagraniczna świadcząca usługi na terenie Danii przez okres dłuższy niż osiem dni w roku kalendarzowym jest zobowiązana do rejestracji w Rejestrze Zagranicznych Usługodawców (RUT). Obowiązek ten dotyczy zarówno agencji pracy, jak i podwykonawców budowlanych.

Niedopełnienie obowiązku rejestracji w RUT może skutkować nałożeniem grzywny przez Arbejdstilsynet, duńską inspekcję pracy. Co istotne, kary mogą być nakładane zarówno na agencję zagraniczną, jak i na duńskiego pracodawcę korzystającego z jej usług, jeśli wiedział o braku rejestracji. Szczegółowe zasady ewidencji pracowników w kontekście LOV 89 omawia artykuł o rotacji pracowników na budowie w Danii a LOV 89.

Konsekwencje dla pracowników

Pracownicy delegowani przez polską agencję do Danii powinni wiedzieć, że ich sytuacja podatkowa zależy bezpośrednio od tego, czy agencja prawidłowo wypełnia swoje obowiązki wobec SKAT. Jeśli agencja nie jest zarejestrowana lub nie odprowadza zaliczek, pracownik może zostać wezwany przez SKAT do samodzielnego rozliczenia podatku, co wiąże się z koniecznością złożenia zeznania rocznego i potencjalnie z dopłatą zaległego podatku wraz z odsetkami.

Pracownicy powinni również pamiętać o swoich obowiązkach wobec polskiego ZUS. Delegowanie do Danii nie zwalnia automatycznie z opłacania składek w Polsce, chyba że pracownik uzyska formularz A1 potwierdzający podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Formularze A1 są wydawane przez ZUS i stanowią dowód na to, że pracownik nie podlega duńskiemu systemowi ubezpieczeń. Brak formularza A1 może oznaczać podwójne oskładkowanie.

Perspektywa europejska: Dania, Niemcy, Holandia

Porównując podejście do opodatkowania agencji pracy delegujących pracowników w trzech krajach europejskich, widać wyraźne różnice w progach i procedurach. W Niemczech zagraniczne agencje pracy muszą rejestrować się w Federalnej Agencji Pracy (Bundesagentur für Arbeit) i przestrzegać przepisów o minimalnym wynagrodzeniu wynikających z ustawy MiLoG. Obowiązek podatkowy powstaje analogicznie jak w Danii od pierwszego dnia pracy, jednak procedury rejestracyjne są bardziej złożone i wymagają niekiedy tłumaczeń przysięgłych dokumentów.

Holandia z kolei stosuje system tzw. G-rekening, czyli specjalnych rachunków powierniczych, na które trafia część wynagrodzenia pracownika i z których bezpośrednio odprowadzany jest podatek. System ten ma na celu zapobieganie nadużyciom przez agencje pracy, które wcześniej nierzadko unikały płatności podatkowych. Dania nie stosuje takiego mechanizmu, ale SKAT coraz częściej weryfikuje rozliczenia agencji zagranicznych w ramach wspólnych akcji kontrolnych z Arbejdstilsynet.

Istotnym elementem europejskiego kontekstu jest dyrektywa o pracownikach delegowanych (Dyrektywa 96/71/WE zmieniona Dyrektywą 2018/957/UE), która nakłada na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia pracownikom delegowanym warunków zatrudnienia co najmniej równoważnych z warunkami obowiązującymi lokalnie. Dotyczy to nie tylko wynagrodzenia, ale też czasu pracy i zasad wynagradzania za nadgodziny nocne i świąteczne na duńskiej budowie.

Prognozy na 2026 rok i praktyczne wskazówki

W 2026 roku można spodziewać się dalszego zacieśnienia współpracy między SKAT a polską Państwową Inspekcją Pracy (PIP) w zakresie weryfikacji agencji delegujących pracowników. Obie instytucje wymieniają informacje w ramach unijnych mechanizmów współpracy administracyjnej, co oznacza, że nieprawidłowości wykryte po duńskiej stronie mogą trafiać do polskich organów kontrolnych i odwrotnie.

Dla polskich agencji pracy planujących lub już prowadzących delegowanie pracowników do Danii najważniejsze kroki są następujące. Po pierwsze, należy niezwłocznie zarejestrować się w SKAT jako zagraniczny pracodawca, jeśli agencja zachowuje cechy pracodawcy w rozumieniu testu ekonomicznego. Po drugie, trzeba zadbać o terminowe uzyskanie formularzy A1 dla wszystkich delegowanych pracowników, składając wnioski do ZUS przed wysłaniem pracownika za granicę. Po trzecie, warto prowadzić szczegółową ewidencję czasu pracy zgodną z wymogami LOV 89 i przechowywać dokumentację przez okres wymagany przez duńskie przepisy. Po czwarte, każda zmiana w strukturze umowy z duńskim klientem powinna być analizowana pod kątem ewentualnej zmiany statusu podatkowego agencji. Konsultacja z doradcą podatkowym znającym zarówno polskie, jak i duńskie przepisy jest w takich przypadkach nie tyle dobrym pomysłem, ile koniecznością.

Więcej aktualnych informacji o przepisach dotyczących delegowania pracowników można znaleźć na stronach polskiego rządu oraz bezpośrednio w serwisie SKAT.